Phòng Thanh tra – Pháp chế xin phổ biến tới toàn thể viên chức và người lao động những nội dung trọng tâm của Nghị định số 197/2026/NĐ-CP ngày 03/6/2026 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo (gọi tắt là Nghị định 197). Đây là văn bản quan trọng trong lộ trình xây dựng Chính phủ số, thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời tác động trực tiếp đến công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo tại các cơ sở giáo dục đại học công lập, trong đó có Đại học Kinh tế Quốc dân (gọi tắt là Đại học).

I. NHỮNG NỘI DUNG CỐT LÕI CỦA NGHỊ ĐỊNH 197

1. Thiết lập Cơ sở dữ liệu quốc gia thống nhất trên phạm vi toàn quốc

Nghị định quy định việc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo trên môi trường số. Hệ thống được quản lý tập trung, thống nhất từ Trung ương đến địa phương, tạo nền tảng số dùng chung phục vụ công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Việc hình thành cơ sở dữ liệu tập trung giúp khắc phục tình trạng quản lý phân tán, giảm thất lạc hồ sơ, nâng cao khả năng tra cứu, giám sát và theo dõi trách nhiệm của cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết vụ việc.

2. Dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý

Dữ liệu được cập nhật trên hệ thống theo thời gian thực và có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hồ sơ, tài liệu điện tử có thể được sử dụng thay thế hồ sơ giấy khi bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Dữ liệu trong hệ thống là nguồn thông tin chính thức phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, thanh tra, kiểm tra, thống kê, báo cáo và theo dõi quá trình giải quyết vụ việc.

3. Quy định đầy đủ các nhóm dữ liệu phải cập nhật

Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia bao gồm toàn bộ thông tin phát sinh trong quá trình tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, cụ thể:

– Thông tin tiếp công dân: thông tin người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; nội dung vụ việc; kết quả tiếp công dân; hướng xử lý sau tiếp công dân.

– Thông tin xử lý đơn: tiếp nhận, phân loại, thụ lý, chuyển đơn, theo dõi kết quả xử lý.

– Thông tin giải quyết khiếu nại: quyết định thụ lý, hồ sơ xác minh, kết luận, quyết định giải quyết và tình trạng thi hành.

– Thông tin giải quyết tố cáo: tiếp nhận, xác minh, kết luận nội dung tố cáo, xử lý vi phạm và theo dõi kết quả thực hiện.

– Dữ liệu về kiến nghị, phản ánh và các kết quả xử lý có liên quan.

4. Thực hiện toàn bộ quy trình trên môi trường số

Nghị định hướng tới số hóa toàn trình công tác tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo thông qua:

– Tiếp nhận dữ liệu điện tử;

– Chuyển đơn điện tử;

– Theo dõi tiến độ xử lý trên hệ thống;

– Ký số văn bản;

– Lưu trữ hồ sơ điện tử.

Mỗi vụ việc sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một mã vụ việc duy nhất để theo dõi xuyên suốt từ khi tiếp nhận đến khi kết thúc và lưu trữ hồ sơ. Mã vụ việc là công cụ quan trọng giúp cơ quan quản lý và công dân tra cứu, giám sát tiến độ xử lý vụ việc.

5. Kết nối, chia sẻ dữ liệu và bảo đảm tính liên thông

Cơ sở dữ liệu quốc gia được kết nối với:

– Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;

– Hệ thống định danh và xác thực điện tử;

– Cơ sở dữ liệu tổng hợp quốc gia;

– Hệ thống thông tin báo cáo của các cơ quan Đảng, Nhà nước;

– Các cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Việc kết nối liên thông giúp xác thực thông tin người gửi đơn, hạn chế đơn thư mạo danh, đơn thư trùng lặp và nâng cao tính chính xác, đồng bộ của dữ liệu.

6. Bảo mật dữ liệu và phân quyền khai thác

Nghị định yêu cầu quản lý chặt chẽ việc truy cập, khai thác và sử dụng dữ liệu. Chỉ các cơ quan, tổ chức, cá nhân được phân quyền mới được quyền truy cập, cập nhật hoặc khai thác thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.

Đặc biệt, việc quản lý và khai thác dữ liệu phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, Luật Dữ liệu, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, Luật An ninh mạng và các quy định pháp luật có liên quan.

Thông tin người tố cáo, hồ sơ xác minh, dữ liệu cá nhân và các thông tin nhạy cảm khác phải được bảo vệ nghiêm ngặt, không để xảy ra tình trạng lộ lọt hoặc sử dụng sai mục đích.

7. Trách nhiệm cập nhật dữ liệu

Cơ quan, đơn vị phát sinh vụ việc có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời và liên tục toàn bộ dữ liệu liên quan. Dữ liệu phải phản ánh đúng trạng thái xử lý của vụ việc tại từng thời điểm.

Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; cá nhân được giao nhiệm vụ cập nhật dữ liệu phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra sai sót, chậm trễ hoặc vi phạm quy định về bảo mật thông tin.

8. Hiệu lực thi hành

Nghị định 197 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026 và thay thế Nghị định số 55/2022/NĐ-CP.

II. NHỮNG TÁC ĐỘNG ĐỐI VỚI ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Là cơ sở giáo dục đại học công lập có hoạt động tiếp công dân, tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của người học, viên chức, người lao động và công dân, Đại học chịu tác động trực tiếp của Nghị định này.

Trong thời gian tới, toàn bộ quy trình tiếp nhận, quản lý, xử lý và lưu trữ hồ sơ đơn thư tại Nhà trường sẽ phải từng bước chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công sang phương thức quản lý điện tử, bảo đảm tính công khai, minh bạch, chính xác và khả năng kết nối với hệ thống quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

III. NHỮNG NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NEU CẦN TRIỂN KHAI

1. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến và tập huấn

Phòng Thanh tra – Pháp chế chủ trì tổ chức tuyên truyền, phổ biến và tập huấn cho viên chức, người lao động về các nội dung của Nghị định; nâng cao nhận thức về trách nhiệm cập nhật dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo mật thông tin trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

2. Rà soát, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Rà soát toàn bộ quy trình tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư hiện hành; đánh giá mức độ số hóa, xác định các khâu còn thực hiện thủ công để xây dựng và ban hành quy trình tiếp công dân, xử lý đơn thư trên môi trường số phù hợp với yêu cầu của Nghị định.

3. Xây dựng và hoàn thiện cơ sở dữ liệu điện tử nội bộ

Thiết lập kho dữ liệu tập trung phục vụ quản lý công tác tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của Nhà trường; bảo đảm khả năng tra cứu, thống kê, tổng hợp và kết nối với hệ thống của cơ quan quản lý nhà nước khi có yêu cầu.

4. Đẩy mạnh số hóa hồ sơ và ứng dụng công nghệ số

Từng bước chuyển đổi từ sổ tiếp công dân giấy sang sổ tiếp công dân điện tử; số hóa hồ sơ tiếp công dân, hồ sơ khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và các tài liệu liên quan.

Đồng thời nghiên cứu xây dựng hoặc tích hợp chức năng tiếp nhận đơn trực tuyến, tra cứu tiến độ giải quyết và thông báo kết quả xử lý trên Cổng thông tin điện tử của Nhà trường.

5. Kiện toàn hạ tầng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn dữ liệu

Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng Công nghệ thông tin rà soát hạ tầng kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để kết nối, đồng bộ dữ liệu với hệ thống của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thanh tra Chính phủ hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Thiết lập cơ chế quản lý tài khoản, phân quyền truy cập, lưu vết truy cập, sao lưu dữ liệu và các giải pháp bảo mật nhằm phòng ngừa nguy cơ mất an toàn thông tin, lộ lọt dữ liệu cá nhân hoặc thông tin người tố cáo.

6. Ban hành quy chế quản lý và khai thác dữ liệu

Xây dựng Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo tại Đại học; quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong việc cập nhật, quản lý và bảo mật dữ liệu.

7. Nâng cao trách nhiệm cập nhật dữ liệu

Viên chức được giao nhiệm vụ phải cập nhật dữ liệu kịp thời ngay từ thời điểm tiếp nhận vụ việc và trong toàn bộ quá trình xử lý; bảo đảm dữ liệu điện tử phản ánh chính xác, đầy đủ nội dung hồ sơ và kết quả giải quyết.

8. Tăng cường kiểm tra, giám sát và đánh giá nội bộ

Ban Giám đốc chỉ đạo các đơn vị chức năng xây dựng cơ chế kiểm tra định kỳ việc cập nhật dữ liệu, theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư; nghiên cứu xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu quả công tác xử lý đơn thư trên cơ sở dữ liệu thực tế nhằm nâng cao trách nhiệm giải trình của các đơn vị.

IV. KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG

Mỗi viên chức và người lao động cần nhận thức rõ rằng công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo đang chuyển mạnh sang môi trường số. Vì vậy cần:

– Thực hiện nghiêm các quy định về cập nhật dữ liệu đầy đủ, chính xác và kịp thời;

– Không tự ý khai thác, sao chép hoặc cung cấp dữ liệu khi chưa được phân quyền;

– Tuân thủ nghiêm các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo vệ bí mật nhà nước và bảo mật thông tin người tố cáo;

– Chủ động nâng cao kỹ năng số, kỹ năng sử dụng hệ thống thông tin phục vụ công tác chuyên môn.

Nghị định 197 không chỉ đặt ra yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn mở ra cơ hội quan trọng để Đại học đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác thanh tra, pháp chế, nâng cao hiệu quả quản trị đại học, tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và chất lượng phục vụ người học, viên chức, người lao động cũng như công dân có liên quan.